Дубликат трудовой книжки выдается по месту последней работы, если трудовая книжка стала непригодной (обгорела, загрязнена, разорвана) или утрачена (утеряна) предприятием или работником.

В первом случае на титульном листе трудовой книжки делается запись "Вместо выдан дубликат", во втором — "Дубликат".

Обратить внимание

В случае потери трудовой книжки предприятием работнику должен быть обязательно выдан ее дубликат, а работник при этом должен предоставить помощь в получении сведений о его предыдущей работе.

Если работник потерял трудовую книжку после увольнения, он обязан заявить об этом по месту последней работы. Не позднее 15 дней после представления им заявления, а в случае осложнений — в другие сроки ему должен быть выдан дубликат. Обязанность получения документов, которые подтверждают работу на предыдущих предприятиях, в этом случае лежит непосредственно на работнике, что следует из содержания Инструкции № 58.

Работодатель по последнему месту работы в этом случае выполняет только такие обязанности:

· вносит в дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней) сведения о работе, награждении, поощрении по последнему месту работы на основании прежде выданных приказов и соответствующих документов;

· оказывает содействие работнику в получении документов, которые подтверждают стаж работы, которая предшествовала устройству на работу на это предприятие; вносит в дубликат трудовой книжки запись об общем стаже работы до трудоустройства на это предприятие на основании предоставленных документов, а также записи о принятии, переводе, увольнении, если они подтверждены документами.

Во время заполнения дубликата нужно соблюдать такие правила:

· сначала в разделе "Сведения о работе" (графа 3) на основании записи в пункте 7 личной карточки работника (форма № П-2) делается запись об общем стаже работы работника до трудоустройства на предприятие, где выдается дубликат (указывается количество лет, месяцев, дней) без указания наименований предприятий, времени и должностей (профессий), на которых работал в прошлом владелец трудовой книжки;

· потом общий стаж работы, утвержденный надлежащих образом оформленными документами, записывается по периодам работы на разных предприятиях. Эти записи, как и запись об общем стаже работы, не нумеруются. Делается запись о дате (принятия, переводе, увольнения);

· после этого записывают название предприятия, которое выдает дубликат, вносят сведения с указанием порядковых номеров и дат о принятии на работу, переводе и увольнении работника.

Записи заверяются подписью должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия (службы персонала).